3R CAPACITA
Reunião de Alinhamento
Administrativo-Financeiro

Reunião de Alinhamento — 3R CAPACITA

Responsável: Matheus

AdministrativoFinanceiroMarketingComercialOperacionalDiretoria
Todos os setores alinhadosHoje, —

Objetivo da reunião: alinhar prioridades do Administrativo, formalizar novos processos e definir responsáveis, prazos e rotinas de acompanhamento.

A reunião não deve terminar apenas com os assuntos “conversados”. Para cada ponto que gerar uma ação, precisamos sair com: o que será feito, quem fará, prazo, dependências e status inicial.

Pauta da reunião

Os dez pontos de alinhamento

01
Prioridade imediata

Site

Sair da reunião com um plano claro

O primeiro foco da reunião será a organização e atualização do site da 3R.

Até 25 de outubro de 2026, o site precisa estar 100% revisado, atualizado e organizado.

Pontos para alinhamento:

  • fazer levantamento de todos os cursos cadastrados
  • identificar cursos ativos e inativos
  • verificar cursos sem ementa ou com informações incompletas/desatualizadas
  • revisar preços, condições comerciais e informações das páginas
  • identificar capas e banners que precisam ser atualizados
  • identificar produtos antigos que não fazem mais sentido permanecer publicados
  • estabelecer rotina de conferência do site

A ideia é que o Administrativo passe a ter domínio sobre o que está ou não publicado e comercialmente disponível no site.

02
Plano de ação

Assinatura Suprema

Análise específica e plano de ação

Precisamos transformar a revisão da Assinatura Suprema em um plano de ação concreto.

Definir na reunião:

  • como a Assinatura Suprema está apresentada no site
  • o que está efetivamente incluído
  • quais cursos e benefícios precisam ser revisados
  • se as informações comerciais estão atualizadas
  • quais ajustes de página são necessários
  • quais materiais precisam ser solicitados ao Marketing
  • quais são as pendências para o produto ficar comercialmente organizado

Matriz: Pendência → Responsável → Prazo → Dependência → Status. O objetivo é sair com todas as ações mapeadas e com prazo.

03
Jornada comercial

Licita Academy

Revisar página, pagamento e materiais

Revisão específica do Licita Academy, principalmente da jornada comercial e de pagamento.

Verificar:

  • página de venda
  • informações do produto
  • preço e condições comerciais
  • formas de pagamento
  • funcionamento do checkout
  • links e direcionamentos
  • possíveis erros na jornada
  • materiais visuais
  • informações que precisam ser atualizadas

Sair da reunião com pendências, responsáveis e prazos definidos.

04
Fluxo

Novos produtos e lançamentos

Produto aprovado já entra no fluxo do Administrativo

A partir de agora, produto aprovado já entra no fluxo do Administrativo, independentemente de o Marketing ter finalizado a campanha.

Fluxo:

  • Produto aprovado → Cadastro no site como inativo
  • Conferência das informações
  • Solicitação de capa/banner
  • Acompanhamento
  • Finalização da página
  • Conferência
  • Ativação no lançamento

Administrativo e Marketing trabalham em paralelo. A responsabilidade do Administrativo não termina quando a demanda é enviada: Solicitar → Registrar → Acompanhar → Cobrar → Validar → Concluir.

05
Responsabilidades

Matriz de Responsabilidades

Toda demanda relevante terá controle claro

Formalizar o uso da Matriz de Responsabilidades nas principais demandas administrativas.

Estrutura:

  • Tarefa | Responsável | Prazo | Dependência | Status
  • identificar rapidamente o que precisa ser feito
  • saber quem fará
  • saber até quando
  • saber de quem a tarefa depende
  • visualizar o que está atrasado

Principalmente quando uma atividade depender de outra pessoa ou setor, a dependência precisa estar registrada.

06
Agenda oficial

Agenda corporativa do time

Calendário universal da 3R

Implementar uma agenda corporativa universal da 3R, utilizada por todos para registrar compromissos que impactem a operação.

Devem constar:

  • reuniões internas
  • reuniões com parceiros
  • reuniões comerciais relevantes
  • cursos, eventos e aulas ao vivo
  • gravações e lançamentos
  • férias, ausências programadas
  • demais compromissos que impactem a operação

Regra: se é um compromisso corporativo que envolve ou impacta outras pessoas, precisa estar na agenda oficial.

07
Ausências

Férias, afastamentos e eventos

Formalizar regras e comunicação

Formalizar as regras relacionadas a férias, afastamentos e ausências programadas.

Regras:

  • eventos: colaboradores diretamente envolvidos não programam férias nas 3 semanas anteriores nem na semana posterior ao evento
  • férias, atestado, afastamento ou ausência programada relevante devem ser comunicados à Diretoria Executiva
  • a Diretoria fará o aviso formal nos grupos e setores impactados
  • quando necessário, informar quem assumirá as demandas durante a ausência

Reduzir a dependência de WhatsApp, memória individual e informações dispersas.

08
CRM

CRM

Fonte confiável de informação

Alinhar a utilização do CRM dentro da operação. O CRM precisa ser uma fonte confiável, e não apenas uma ferramenta disponível.

Entender com o Matheus:

  • como o CRM está sendo utilizado atualmente
  • quem efetivamente alimenta
  • quais informações estão sendo registradas
  • o que está deixando de ser registrado
  • quais áreas precisam utilizar
  • quem será responsável por acompanhar se está atualizado
  • qual será a rotina de conferência
  • quais relatórios precisamos extrair para a gestão

Estabelecer regra: o CRM precisa ser uma fonte confiável de informação.

09
Ressarcimentos

Ressarcimentos de eventos

Fechamento administrativo e financeiro

Formalizar que os ressarcimentos referentes aos eventos deverão ser organizados, conferidos e processados na semana imediatamente posterior ao evento.

O fechamento de um evento não termina quando o evento acaba. Existe também o fechamento administrativo e financeiro.

10
Contratos

Gestão dos contratos

Samps Digital × 3R CAPACITA

Organizar e centralizar o acompanhamento de todos os contratos vigentes entre a Samps Digital e a 3R Capacita.

Controle atualizado com, no mínimo:

  • contrato e objeto contratado
  • data de início e término da vigência
  • valor mensal ou total contratado
  • forma e data de pagamento
  • serviços e entregas previstos
  • serviços adicionais contratados separadamente
  • regras de reajuste, renovação ou rescisão
  • aditivos e alterações realizadas
  • responsável pelo acompanhamento
  • status atual do contrato

Nenhum contrato deverá chegar próximo ao vencimento sem que a Diretoria tenha sido previamente sinalizada para decidir sobre renovação, renegociação, alteração ou encerramento.

Resultado esperado

A reunião não deve terminar apenas com os assuntos “conversados”

01Para cada ponto que gerar uma ação, precisamos sair com: O que será feito → Quem fará → Prazo → Dependências → Status inicial.
02Principalmente para Site, Assinatura Suprema e Licita Academy, quero que já sejam transformados em plano de ação.
03A partir daí, o papel do Administrativo segue a lógica: registrar → executar → acompanhar → cobrar → validar → concluir.

Lógica do Administrativo: registrar → executar → acompanhar → cobrar → validar → concluir.

Compromisso da reunião

Cada pauta precisa sair com três respostas

1

Qual ação priorizar primeiro?

2

Quem será o responsável direto?

3

Qual o prazo realista?

Não vale “vou me organizar”. Quero algo concreto.

  • Vou levantar o que está publicado no site
  • Vou criar a matriz de responsabilidades
  • Vou mapear as pendências da Assinatura Suprema
  • Vou revisar a jornada do Licita Academy
  • Vou registrar os contratos e vencimentos
  • Vou estruturar a agenda corporativa
  • Vou definir a rotina de conferência do CRM
  • Vou formalizar as regras de férias e ausências

Uma ação. Pequena, se necessário. Mas real.

Fechamento

O Administrativo passa a ter uma lógica clara: registrar → executar → acompanhar → cobrar → validar → concluir.

A 3R CAPACITA precisa de uma operação administrativa madura: domínio sobre o site, controle de produtos, agenda unificada, CRM confiável e contratos organizados.

Isso não começa quando a empresa estiver maior. Começa agora, com a formalização de processos, responsáveis e prazos.

O objetivo desta reunião é sair com um plano de ação para cada prioridade — principalmente Site, Assinatura Suprema e Licita Academy.

Gestão administrativa não é sobre fazer tudo. É ter clareza para decidir o que precisa ser feito primeiro — e responsabilidade para fazer acontecer.